Gestión de datos: Empresas
Para que sirve: Dar de alta, borrar o editar las empresas receptoras o poseedoras de documentación que serán gestionadas por el programa.
Cualquier documento que se introduzca en el programa pertenecerá, obligatoriamente, a una empresa. Por ello es necesaria dar de alta la menos una empresa para operar con Gesdocumenta.
01.01. Agregar una empresa
Pulsar la opción de agregar he introducir los datos de la nueva empresa. En Gesdocumental, cada empresa ha de disponer de un nombre único. Si el nombre seleccionado supone un conflicto con alguna otra empresa, se le indicara al usuario. Este nombre no se podrá modificar posteriormente.
01.02. Modificar y borrar empresas
Podemos seleccionar la empresa sobre la que queremos operar con el menú desplegable, o la barra de navegación (botones adelante, atrás, primero y ultimo). Si tenemos muchas empresas podemos usar el icono de la lupa para buscar por nombre. Después podemos pulsar en modificar o borrar para realizar los ajustes necesarios.
01.03 Enlace con Fincasplus
Si dispone del programa Fincasplus, puede asociar las empresas creadas en Gesdocumental a las fincas existentes en Fincasplus. Este enlace permite entre otras cosas:
Asociar documentación a la finca, usando datos ya existentes en
Fincasplus (asociar documentos a propietarios, ejercicios, etc….) Consultar documentación asociada a la finca directamente desde Fincasplus
Cargar los gastos en las finas en el momento de asociar la documentación a Gesdocumental
Automatizar la entrada de datos en Gesdocumental a partir de datos de la finca (p.ejemplo incluir los datos de los proveedores favoritos de la finca en el documento al indicar la cuenta de gastos en la que se ha de cargar la factura)
La forma mas sencilla de realizar la asociación es importar directamente las fincas de Fincasplus como empresas dentro de Gesdocumental
01.04 Importar fincas
Si Fincasplus también esta instalado en nuestro sistema, podemos importar las fincas como empresas. Para comenzar el proceso pulsar el botón ´Importar Fincas´. Saldrá una lista con todas las fincas existentes en Fincasplus para seleccionar las que deseamos importar
Seleccionar las fincas deseadas y pulsar en el icono del disco. Para cancelar la operación, pulsar el icono de la „X‟.
Las fincas importadas de esta forma, quedan vinculadas a las empresas correspondientes creadas en Gesdocumental. Sin embargo, si borramos la finca en Fincasplus, debemos pulsar en el botón de ´Desasociar empresa de Fincasplus´, para deshacer la asociación creada desde Gesdocumental.
Aun así, los documentos escaneados seguirán existiendo en el programa y se podrá
seguir dando de alta documentos para esta empresa.
01.05 Asociar empresa existente a una finca de Fincasplus
Si la empresa que representa a la finca ya esta creada, se puede asociar a una finca de Fincasplus. Para ello seleccionar la empresa y pulsar el botón ´Asociar empresa a una finca de Fincasplus´.
01.06 Desasociar empresa de una finca de Fincasplus
Para desasociar una empresa de una finca de Fincasplus, seleccionar la empresa y pulsar el botón ´´Desasociar empresa del fincasplus.